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Actualmente en Colombia se
intercambian 55.000 facturas electrónicas al mes.
Se estima que a 2010 casi un millón de facturas pueden viajar por la
Internet en Colombia
- Actualmente se mueven 800 millones de
dólares mensuales en ordenes de compra, este mismo valor sería el valor
facturado al intercambiar la Factura Electrónica
Colombia es un país en donde el número de
facturas electrónicas sobrepasa las 55.000 cada mes. Aunque la cifra
puede ser pequeña, en un país como Colombia en donde el tema de la
facturación electrónica aún no despega, la cifra si es representativa si
mencionamos que solo una empresa colombiana, tiene la certificación ISO
9001-2000 que la faculta como la única que puede hacer estas
transacciones entre una empresa y otra. Se trata de Assenda, una empresa
de la Organización Carvajal, la cual fue certificada hace unos meses en
el proceso de facturación electrónica en el país.
Según analistas, las proyecciones son totalmente crecientes y las
estadísticas de facturación electrónica se elevarán por la vinculación
de las empresas de servicios de energía y telefonía, que iniciarán el
proceso en breve. Se puede estar hablando de que en Colombia a 2010 se
estará enviando vía internet entre 850.000 y 1.000.000 de facturas
mensuales.
En órdenes de compra, actualmente se mueven 800 millones de dólares
aproximadamente cada mes.
Y es que cuando un microempresario piensa en implementar un sistema de
facturación electrónica, debe tener presente que no se trata de un
proceso aislado, sino de un elemento integrado con las actividades
financieras y de gestión de tesorería, que incluyen los flujos de
compras y ventas de una entidad.
En Colombia el concepto de factura electrónica no había sido actualizado
desde hace 12 años, cuando la Ley 223 de 1995 modificó el artículo 616-1
(factura o documento equivalente) y su Decreto Reglamentario 1094 de
1996, expresamente derogado por el Decreto 1929 de mayo de 2007, que es
el que rige actualmente.
“Assenda cuenta con una plataforma robusta que maneja esquemas de
seguridad y redundancia que le garantizan a los clientes una operación
de misión critica como lo es la factura electrónica, además se posee un
sitio alterno para recuperación de desastres con capacidad de entrar en
operación en el momento de requerirse”, asegura Eugenio Castro Carvajal,
presidente de Assenda.
Según el directivo, “debe tenerse en cuenta que para todo proyecto de
intercambio electrónico de información y en especial para factura
electrónica, se requiere establecer planes de contingencia con los
clientes donde el proceso de impresión será una alternativa”.
Procesos de facturación
Según la normatividad legal colombiana todo aquel que es
obligado a facturar requiere tener un sistema de facturación por
computador. Para el procedimiento de envío o recepción de información se
requiere tener un computador con acceso a Internet para conectarse con
el CEN Financiero que es el sistema central que Assenda pone a
disposición de las empresas para ejecutar los 5 procesos de factura
electrónica que son expedición, entrega, aceptación, conservación y
exhibición.
Dentro de este proceso, las empresas que más lo pueden utilizar son las
pymes. “Así como las grandes empresas pueden hacer factura electrónica,
las pymes también. Assenda consiente de que existe en el mercado un gran
numero de empresas pymes que utilizan factura pro forma, les proporciona
una solución para hacer factura electrónica cubriéndolos con su
certificación ISO”, comenta el presidente de Assenda.
Es decir que estas compañías también podrán vincularse en el proyecto
utilizando un aplicativo SAF, (Software Aplicativo de Facturación), que
cumple con la norma legal de facturación por computador más la
generación de factura electrónica.
Facturar electrónicamente no requiere de un curso especial ni ser
experto contador. No. Lo importante en todo el proceso es tener claro
los aspectos legales que establece la DIAN. La ventaja de trabajar con
un tercero como Assenda, es que además de cubrirle con su certificación
ISO, también facilita la implementación puesto que se encarga de
realizar el acompañamiento desde la concepción del proyecto cubriendo
temas como interpretación de la norma, sustentación tributaria,
adaptación de los sistemas, acompañamiento técnico, implementación,
pruebas, puesta en marcha y masificación de la comunidad de clientes o
proveedores.
Trámites
Para poder facturar electrónicamente hay que seguir varios pasos. El
trámite inicia con la solicitud, por parte del obligado a facturar, de
la numeración de la factura electrónica ante la DIAN, la radicación
electrónica de los acuerdos entre las partes y la entrega bimensual de
los reportes legales que exigirá la DIAN. Todo está claramente
especificado en el Decreto 1929 y la Resolución 14465.
En el Artículo 1 de la Resolución Dian 14465 es claro que se puede
coexistir con los dos sistemas de facturación: Factura Electrónica y
Facturación por computador. La numeración de las facturas de quienes
opten por expedir factura electrónica, obedece a un sistema de
numeración consecutiva autorizado por la DIAN.
El obligado a facturar deberá utilizar un sistema de numeración que
garantice la unicidad de la factura, el cual podrá contener prefijos
alfanuméricos.
La factura electrónica está regida por el Decreto 1929 y la Resolución
DIAN 14465. En esta normatividad se resaltan varios puntos entre ellos
que las empresas que participan como terceros deben tener certificación
ISO9001:2000 para los proceso de expedición, entrega, aceptación,
conservación y exhibición.
“Otro punto importante es la inclusión del contenido técnico de control
de la factura electrónica y de las notas crédito. El contenido técnico
de control corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de
información contenida en las facturas y notas crédito”, comenta Eugenio
Castro Carvajal, Presidente de Assenda.
La factura también debe incluir la firma digital para garantizar la
autenticidad e integridad de los datos.
Impacto económico
Las pymes y en general toda empresa que utilice la facturación
electrónica obtendrá varios beneficios pues aumentará el nivel de
productividad y eficiencia al eliminar labores manuales; esto genera
ahorros y aumenta la competitividad; al utilizar este trámite
electrónico disminuirá costos operativos y se ahorrará papel; además
reducirá errores en los documentos, logrando precisión en la
información.
“A su vez, disminuirá los flujos de caja y facilitará el proceso de
conciliación de cuentas al tener disponible información confiable y
actualizada por medios electrónicos. Además se brindará un mejor
servicio al cliente fortaleciendo las relaciones del negocio”,
puntualiza Castro Carvajal.
Mayores informes:
e-markettools
Juan Guillermo Ramírez J.
jramirez@e-markettools.com
Oficina de Prensa
Assenda S.A. - Unidad Estratégica de Negocios E-Business
Tel: 6103748 - 3102695931
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